Alcance de la gestión de Cerep: cómo rechazar a los clientes suavemente y mantener las relaciones.

"Me gustaría agregar un poco ..." El problema con el mundo que rompió el proyecto.

¿Alguna vez? El proyecto está caminando bien como planeado. Todo se ve rosado. Pero luego hubo un sonido del cielo (¿o horror?) Del cliente más fuerte: "No, ¿puedo arreglarlo un poco?" O "Solo recuerda. ¿Me gustaría esta característica también no debería ser difícil?"

Estas palabras son el comienzo de un desastre que trabajadores. Ya sea que se trate de una agencia independiente o en el equipo de desarrollo de software, ambos son bien conocidos como "escopeta de alcance" (sofope) o "germinación". Es el alcance del trabajo gradualmente. Se expandió poco a poco más que el primero acordado de "un poco" se convirtió en un "un poco más" y finalmente se convirtió en un "trabajo de elefante" que causó tanto el presupuesto como el poder del equipo colapsaron lentamente.

Si se encuentra con este problema, no se preocupe. No está solo y este artículo es la luz al final del túnel que vendremos en lo que es esta condición. Y lo importante es cómo podemos tener una forma de prevenirlo y tratarlo profesionalmente? Para que el proyecto termine hermoso y aún mantenga buenas relaciones con los clientes.

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La imagen gráfica muestra independiente o el equipo está sentado frente al templo. Con muchas flechas de direcciones con "agregar más" mensaje ", resuelva esto", "un poco más" corriendo en un pequeño demonio que se está arrastrando en el proyecto

¿Por qué puede ocurrir el alcance Cree? A pesar de hablar?

Al principio, muchas personas se preguntan al principio, el alcance del trabajo fue claramente acordado. ¿Por qué pueden volver a ocurrir los problemas de germinación? De experiencias e información reales de expertos como Project Management Institute (PMI), se encuentra que la razón principal generalmente proviene de estos factores:

• El alcance del trabajo inicial no está claro (definición de alcance ambiguo): esta es la raíz más común. El acuerdo con la palabra "haré" o "esta descripción general" sin documentos que especifiquen los detalles de la función, el número de veces la corrección o lo que "excluyendo" es en el caso, causando la interpretación que no coincide fácilmente.
• Mala comunicación: el equipo puede no entender las verdaderas necesidades de los clientes desde el principio. O los mismos clientes pueden no entender las limitaciones técnicas que hacen que las expectativas de ambas partes no coincidan
• Sea considerado y teme a perder a los clientes: especialmente con una agencia independiente o una pequeña agencia que rechazar a los clientes es fácil de decir, pero es difícil de hacerlo. Tendemos a tener miedo de que los clientes no estén contentos y terminados. Haciendo que siga la solicitud de una pequeña cantidad hasta que finalmente se convierta en un gran problema
• Los clientes no entienden la complejidad: en la esquina del cliente, la solicitud "un poco", como "simplemente cambiar el botón de color" puede parecer fácil. Pero en realidad puede afectar otras partes. Del sistema y toma más tiempo para pensar en hacer una buena fase de descubrimiento desde el principio ayudará a reducir mucho este problema
• No hay falta de proceso de control de cambios: cuando hay una solicitud para cambiar o agregar. Pero no hay un proceso oficial para apoyar que todo será viñetas. Hace imposible controlar la situación

Comprender estas causas es el primer punto de control que nos ayudará a planear evitar que el historial repita el próximo proyecto.

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Imágenes de infigencia que resumen las 5 causas principales del alcance de la fluencia utilizando iconos en cada elemento, como el icono de documentos borrosos. (El alcance no está claro), el ícono del teléfono que está roto (comunicación), ícono en forma de corazón (conciencia), etc.

Si permite que el trabajo crezca continuamente, ¿cómo afectará?

Dejando que el alcance morder el proyecto continuamente, sin tratar, puede parecer comprar tranquilidad a corto plazo. Pero el impacto a largo plazo es más grave de lo esperado tanto para el proyecto como para el equipo y su propio negocio

• Presupuesto excesivos: cada "un poco" que agregó significa tiempo y recursos que requieren más. Lo que significa que el costo del proyecto también es mayor si no cobra más sus ganancias disminuirán. O tal vez hasta el punto de pérdida
• Entregado en los plazos muertos: cuando el trabajo aumenta pero el tiempo sigue siendo el mismo retraso de entrega es inevitable. Que afecta la confiabilidad y puede dañar el negocio del cliente
• Burno de equipo: trabajar más duro bajo presión y tener que editar el trabajo en "no en el plan" a menudo, socava un buen estímulo, lo que hace que el equipo se agote y pueda resultar en la calidad del trabajo general disminuido
• Calidad reducida: para completar el trabajo a tiempo que el equipo puede tener que apresurarse hasta que no haya tiempo para verificar la calidad del trabajo (garantía de calidad), causando errores.
• La relación con el cliente es peor: ¿es extraña? A pesar de que tratamos de hacer todo lo que el cliente pregunta, pero al final, la relación puede ser peor. Porque cuando el proyecto se retrasa y el presupuesto aumentó a los clientes no está contento de todos modos. Se convirtió en un problema de buenas intenciones, la buena comunicación es la clave. Intente leer más sobre las pautas de comunicación con los clientes para que las agencias creen una buena comprensión entre sí

Se puede ver que la negligencia de la fluencia de alcance no es una buena solución. Pero es una bomba de tiempo esperando tu proyecto.

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Imágenes que muestran 4 impactos negativos en un cuadro: 1) Calendario que se rasga a través de la línea 2) Romper y vaciar Piggy Bank. 3) La imagen del equipo que parece cansada está agotada. 4) El gráfico de calidad del abismo

¿Hay alguna solución? ¿Y dónde debería comenzar?

La buena noticia es el alcance del alcance. ¡Es un problema que puede prevenir y administrar! La clave es proactiva (proactiva) en lugar de esperar para resolver el problema cuando sucedió (reactivo). Podemos dividir la solución en 2 partes principales: "prevención" y "trato".

Parte 1: Prevención (Prevención)

• 1. Defina el alcance del trabajo tan claro como el alcance detallado del trabajo - siembra:
• Este es el corazón más importante. Su documento de siembra debe ser muy detallado. Especifique claramente que "qué es lo que debe hacer" y "qué es lo que no hace", incluido el número de veces en la corrección, los detalles de las funciones y los resultados esperados (delesas) esto creará un entendimiento mutuo desde el principio. Según los expertos del gerente de proyecto digital
• 2. Hay un proceso de cambio de solicitud (proceso de solicitud de cambio):
• Cree una forma formal cuando los clientes deseen solicitar editar o agregar trabajo, como usar "Formulario de solicitud de cambio" que permita a los clientes especificar los detalles de lo que desean. Junto con el impacto del equipo de evaluación en el tiempo y los gastos adicionales, envíelo de regreso al cliente para aprobar antes de comenzar el trabajo
• 3. Precio de precios basado en el valor:
• En lugar de calcular el precio de acuerdo con las horas de trabajo, considere el precio basado en el valor que se centra en los resultados comerciales para los clientes. Esto ayudará a hablar sobre el alcance del trabajo y los gastos adicionales para el "valor" que está aumentando.

Parte 2: Reacción: cuando se enfrenta a las solicitudes

• 1. Aprenda a rechazar suavemente (el arte de decir 'no'):
• El rechazo no significa que no queramos ayudar. Pero es mantener el estándar de las oraciones de uso del proyecto, como "¡la idea es muy buena! Pero dado que esta parte está fuera del alcance acordado al principio, me gustaría evaluar el tiempo y los gastos adicionales. Luego, envíe como una cita separada a considerar" o "reconocido para no afectar la fecha límite actual. Le daré una lista de esta programa para la fase".
• 2. Comunique las consecuencias directas:
• Explique al cliente para comprender cómo las solicitudes afectarán la línea de tiempo y el presupuesto. El programa general ayudará a los clientes a tomar mejores decisiones sobre si la solicitud vale la pena intercambiar o no.
• 3. Haz documentos cada vez:
• Independientemente de lo que acepte el teléfono o la reunión, debe haber un correo electrónico para resumir lo que acordó enviar a los clientes cada vez como evidencia y evitar malentendidos futuros.

El mejor comienzo es volver a su proceso de trabajo. Y comience a construir una "armadura de protección" del próximo proyecto en adelante

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2 partes de las imágenes infografía son "prevención" con íconos de escudo, cerda y solicitud de cambio. La segunda parte es "manejar" con un oído del teléfono con palabras, gráficos, efectos y documentos de confirmación.

Ejemplos de lo real que solía tener éxito

Imagine una agencia para hacer un sitio web llamado "buen código de diseño" que solía tener dolor de cabeza y el problema de no terminar la mayoría de los proyectos tienden a retrasarse 30-50% más retrasado y las ganancias son mucho menos que evaluadas. El equipo comenzó a quedarse sin fuego porque tenía que regresar y arreglar. "Una pequeña cosa" que ha aumentado todo el tiempo

Problemas encontrados: los clientes a menudo dicen "Piensan en hacer esto y lo obtendrán también" o "ver otros sitios web como este, ¿puedes hacernos también?" ¿Qué "diseño de diseño de código" a menudo se acuerda debido a la consideración.

Cómo usar: decidieron revisar todos los nuevos procesos. Comenzando con la "fase de descubrimiento" antes de que el proyecto comience cada vez. Para comprender profundamente las necesidades de los clientes y crear el documento del alcance del trabajo (SOW) que sea extremadamente detallado especifique cada función en cada página y especifique claramente que "puede editar el diseño 2 veces" y "agregar características distintas a esto tendrá gastos adicionales de acuerdo con la nueva cotización"

Además, también crean fácilmente "Formulario de solicitud de cambio" en el sitio web para que los clientes completen cuando necesitan más. En el formulario, el impacto inicial siempre se enviará para que el cliente lo apruebe primero.

Resultados: En los primeros 3 meses, puede haber algunas heridas. Pero después de eso, el cliente comenzó a comprender y respetar el proceso. La conversación cambió de "¿Puedo agregar" como "si desea que esta función agregue más cómo tener pasos y costos?" El proyecto comienza a tiempo. El presupuesto no se intensifica. El equipo volvió al aliento y, lo más importante, la relación con el cliente es mejor porque todo es transparente y sistemático. Ahora, el "diseño de código" puede aceptar más trabajo y tener una ganancia mucho clara. Este es el poder de la gestión del alcance correctamente.

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Las imágenes de comparación del agente/después de "el código de diseño" al lado son un equipo estresante. Hay un póster completo. El After es una imagen de una sonrisa, que apunta a la pizarra, que tiene un plan claro y el cliente se está tomando de la mano con satisfacción.

Si desea seguir, qué hacer (lista de verificación que se puede usar de inmediato)

Lea aquí que le gustaría comenzar a administrar el alcance en su organización, ¿verdad? Intente usar esta lista de verificación como una forma de comenzar. Haz uno por uno. Pero consistentemente

1. [] Vuelve a leer tu antiguo contrato y cotización: ¿ Encuentra una vulnerabilidad de que hay en cualquier lugar que no esté claro? ¿Qué parte da la oportunidad de interpretar? Tome notas para mejorar en el próximo número.
2. [] Cree su propia plantilla de Alcance de Trabajo (SOW): plantilla de diseño, trabajo, trabajo, trabajo, temas completos, incluidos objios, DelivealelalLales (resultados entregados), supuestos (supuestos), exclusiones
3. [] Solicitud de cambio: Ningún complicado puede comenzar con un formulario simple de Google Forms que permite a los clientes completar cuando necesitan el cambio. Es importante tener un paso claro que "quién" es la evaluación del impacto y "quién" está aprobado.
4. [] Prepare un guión profesional negando: Piense y escriba las oraciones que usará para hablar con los clientes al rechazar o notificar costos adicionales. Prepararse hará que hable con más confianza y más natural, como:
   • "La idea es muy buena. Para que nuestro proyecto principal avance según lo planeado, me gustaría hacer una cita para esta parte adicional".
   • "Entiendo que quiero que el trabajo salga mejor. Pero para que controlemos el presupuesto y el tiempo que este cambio puede tener que mantenerse en la fase".
5. [] Comunicar esta historia con el equipo: todos en el equipo deben comprender y usar este nuevo proceso también. Para comunicarse con los clientes en la misma dirección
6. [] Teniendo en cuenta el contrato a largo plazo (SLA de mantenimiento): para ciertos tipos de trabajo, como el sitio web, tener un contrato de mantenimiento mensual o anual (SLA) ayudará a administrar una pequeña solicitud de enmienda. Sin tener que llegar a una nueva cita cada vez

El cambio requiere tiempo y paciencia. Pero el resultado definitivamente vale la pena

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Imagen grande de la lista de verificación en la pantalla de la tableta con la mano de una persona que marca la mano en cada elemento con un icono fácil de entender en cada elemento (como un icono de gafas ampliado para verificar el icono de documento para siembra)

Preguntas que la gente tiende a preguntarse (y las respuestas se aclararon)

Pregunta: Si rechazamos o cobramos, más clientes no se enojarán o verán que no somos amables. Respuesta: Este sentimiento puede suceder. Pero lo importante es que los "métodos de comunicación" y "profesionalismo", rechazar razonablemente y proponer una solución (como hacer una cita adicional, mantenerlo en Facebook 2) no es responsable. Pero es para mantener los estándares y la calidad del proyecto a largo plazo, el cliente verá el valor de este profesional que "obtener" todo lo que solicita, pero el proyecto está roto. Pregunta: Pequeño trabajo, solo 5-10 minutos, ¿tienes que hacer más dinero? Respuesta: Este es un asunto que requiere discreción. A veces, un poco de ayuda es crear una buena relación. Pero debe establecer claramente sus "líneas divisorias" puede tener el criterio de que "si se trata de un trabajo que toma menos de 15 minutos y se puede hacer de inmediato, lo hará un servicio", pero si comienza una solicitud como esta a menudo (como 3-4 veces a la semana), esa es la señal de que debe comenzar a usar el proceso de solicitud de cambio para que sus clientes vean que su tiempo es valioso. Pregunta: ¿Qué hacer si el cliente no paga más? ¿Pero aún confirmado tomar el trabajo solicitado? Respuesta: Esta es la situación más difícil. Pero debe adherirse al contrato y al alcance que se ha acordado desde el principio. Vuelve a sembrar documentos y aclarar cortésmente que lo que se solicita más allá del acuerdo real. Si el cliente se encuentra, puede tener que negociar una solución conjunta, como reducir el alcance del trabajo original a cambio de la nueva característica que se necesita. O en el peor de los casos, puede tener que considerar terminar el proyecto de acuerdo con las condiciones del contrato, que es algo que nadie quiere que suceda, pero tener un contrato conciso lo ayudará a protegerlo. Pregunta: ¿Qué herramientas pueden ayudar a administrar estas cosas? Respuesta: ¡Sí! Las herramientas de gestión de proyectos como Asana, Trelllo, Jira o ClickUp pueden ayudarlo a crear una tarea, seguir el progreso y ver mejor el proyecto general. Hace que sea fácil explicar qué está haciendo el equipo y cómo se agregará el nuevo trabajo al plan actual.

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Preguntas y respuestas ilustración de estilo con un gran signo de interrogación (?) Y un símbolo grande (✓ ✓), junto con los personajes de dibujos animados que se preguntan y las personas que asienten.

Resumen: Cambiar "germinación" a "oportunidades de crecimiento"

La gestión del alcance del alcance no se trata solo de rechazar a los clientes. Pero es para actualizar la profesionalidad en la gestión de su proyecto, es un proceso transparente. Haciendo que tanto usted como los clientes vean la misma imagen desde el principio hasta el final

La clave es cambiar del trabajo "defensivo" a "plan proactivo". El tiempo de inversión, el contrato y el documento de alcance (SOW) serán concisos al principio. Puede parecer un aburrido y una pérdida de trabajo. Pero lo creas, está ahorrando tiempo, presupuesto y enorme poder de tu corazón a largo plazo.

¡No dejes que la palabra "me gustaría agregar un poco" para destruir tu proyecto y buenas intenciones!

Es hora de usar la lista de verificación que proporcionamos para intentar aplicar a su próximo proyecto. Comience con cosas pequeñas que se pueden hacer de inmediato y definitivamente verá el cambio.

Si está buscando un socio que comprenda estos problemas y tenga un proceso de trabajo sistemático para crear proyectos digitales. Ya sea un sitio web o un desarrollo, el Vision X Brain está listo para consultar y trabajar con usted para crear excelentes resultados sin problemas de germinación.

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Imagen de inspiración que muestra a los trabajadores que dan la mano con los clientes. Con el telón de fondo de un gráfico ascendente y hay un ícono del escudo para evitar el escalofrío, el calendario que se envía a tiempo y el trofeo del éxito

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