Lista de verificación de incorporación del cliente: Prepárese para los clientes para el éxito del proyecto.

"Los primeros botones están mal ... todo está mal". El problema que la agencia realmente encontró cuando los nuevos clientes a bordo fallaron.

Alertas por correo electrónico "Confirme la firma del contrato" en voz alta, todo el equipo de la agencia está contento y tiene un incendio en el trabajo. Pero cuando está en lo profundo del corazón ... hay una pequeña preocupación oculta. "Espero que este cliente entienda lo mismo con nosotros". ¿Alguna vez te has sentido así? Sentimiento que parece viajar largas distancias, pero aún no estoy seguro de si el mapa en la mano es correcto o no

El problema clásico que casi todas las agencias deben haber encontrado es "desajuste de expectativas", creemos que los clientes entienden el alcance como A, pero los clientes entienden en B como a mitad de camino. En verdad, parece ... los archivos de datos necesarios aún no son, la persona clave del cliente, que tiene que tomar una decisión, nunca ha asistido a la reunión, los comentarios proporcionados son completamente contrarios al primer informe. Finalmente, el proyecto se retrasó. El presupuesto se intensifica y lo peor es una buena relación con los clientes. Esta es una pesadilla que comienza con un pequeño punto llamado "a bordo que no es efectivo".

Ilustración inmediata: imágenes de escritorio de reunión caótica documentos dispersos que el equipo de la agencia tiene una expresión seria y confusa. Mientras que el lado del cliente apunta al plan con insatisfacción transmite una comunicación fallida

¿Por qué el a bordo es mejor de lo que piensas? Abra la verdadera causa del caos.

¿Por qué se repite este problema? Muchas veces, no porque el equipo no sea bueno. O no buenos clientes, pero por nosotros "en todo el proceso" es el más importante. Es para crear "el plano del éxito" o el proceso de incorporación del cliente, que es la causa principal, a menudo de:

• Date prisa, queriendo comenzar a trabajar: cuando se firma el contrato, todos quieren saltar al trabajo de inmediato. Olvidando que la fundación es estable antes
• No hay procesos estándar: cada proyecto comienza de manera diferente. Depende de quién se encarga de causar confusión tanto dentro del equipo como con el cliente.
• Comunicación dispersa: hablar sobre correos electrónicos, línea, algunos teléfonos, hacer que la información importante caiga y encontrando una fuente difícil . Desde el principio, era un asunto indispensable.
• Expectativas poco claras: ¿No hay una especificación clara que tenga que hacer? ¿Cuándo entregar el trabajo? ¿Cuál es el proceso de solicitar comentarios? Hacer que todo dependa de "adivinar", que es un muy arriesgado

Según los datos de HubSpot, la compañía que adjunta importancia al proceso de incorporación de los clientes tiende a mantener significativamente a los clientes a largo plazo. Esto no es solo una cuestión de gestión de proyectos. Pero es una cuestión de generar confianza y relaciones desde el principio.

Ilustraciones rápidas: Infiguer, simple, que muestra una imagen de "unión", apuntando al signo caótico "a bordo", que conduce a un devanado y lleno de obstáculos. Otra forma de señalar el letrero del "sistema a bordo", lo que conduce a un camino suave hacia el objetivo.

Si permite que el a bordo falle ... ¿qué perderá su agencia?

Con vistas a la importancia de a bordo es como dejar el bote sin un capitán o un mapa de navegación. Las consecuencias son graves y afectan negativamente a los negocios a largo plazo en lugar de lo que piensas:

• Alcance del alcance que no se puede controlar: cuando el alcance del trabajo no está claro al principio que los clientes tienden a solicitar editar o agregar trabajo que no sea acordado. Causando que el costo y el tiempo de la agencia aumenten sin obtener nada a cambio
• Malas relaciones con los clientes: los malentendidos y el retraso conducen a la insatisfacción. Finalmente, los clientes pueden terminar el proyecto con un mal presentimiento. Y, por supuesto, no volverán a usar el servicio ni recomendarán a nadie
• Burnout: El trabajo sin dirección clara repite el trabajo y lidiar con la presión de los clientes que no están satisfechos es una razón importante para que el equipo sea bueno se quede sin fuego y puede decidir renunciar.
• Perdió el dinero y la reputación: el proyecto falló, no solo lo hizo perder dinero. Pero también destruyendo la reputación acumulada. En la era digital, las malas noticias se extienden más rápido de lo que piensa en aprender a contratar a un desarrollador de flujo web de calidad, es parte de la reducción del riesgo, pero si a bordo no es bueno, incluso si hay buenas personas, es difícil ayudarlo.

La inversión es fuerte para crear un proceso de incorporación sólido, por lo que no es "costo" sino "inversión" para evitar que ocurran estos daños.

Ilustración rápida: la imagen de una barra que muestra impactos negativos, como "alcance de ascenso 50%", "La satisfacción del cliente ha disminuido en un 40%", "las tasas de renuncia de los empleados aumentaron" para enfatizar los efectos negativos.

¡La solución está aquí! Lista de verificación. A bordo de nuevos clientes que cambiarán el caos en éxito.

La buena noticia es ... podemos evitar todos estos problemas con herramientas simples pero potentes, que es la "lista de verificación de incorporación del cliente". Es un mapa que guiará a su equipo y a los clientes al mismo objetivo sin problemas. El corazón de la buena lista de verificación consta de 3 partes importantes:

• 1. Preparación y bienvenida: crea una gran primera impresión. Envíe un kit de bienvenida, introduce el equipo y establezca los principales canales de comunicación. Para que los clientes sientan que eligen, no están mal trabajar con nosotros
• 2. Recopilación y inicio de datos (recopilación y patada de información): este es un paso muy importante en la fase de descubrimiento o la búsqueda y recopilación de datos. Para comprender realmente los objetivos y necesidades de los clientes antes de la reunión de inicio para confirmar la comprensión y los planes juntos
• 3. Configuración del proceso (Configuración de procesos): Coloque claramente las reglas de trabajo juntas, como cómo enviar el trabajo, los ciclos de corrección, los informes de progreso y el acuerdo de nivel de servicio (SLA), especialmente en el trabajo que necesita atención continua. Mantenimiento SLA

Fuentes principales como Hubspot y Teamwork.com enfatizan la importancia de tener un proceso sistemático, que esta lista de verificación es el mejor punto de partida.

Ilustración rápida: hermosas imágenes infográficas divididas en 3 partes principales (bienvenida, inicio, proceso) con íconos para cada paso, como icono, cajas de regalo para kit de bienvenida, icono de calendario para el inicio, icono de engranaje para el proceso.

Ejemplo de la historia real: cuando la agencia "B", convierta el juego con una sola lista de verificación.

Me gustaría dar un ejemplo de "Agencia B" (nombre asumido). La agencia aceptó un sitio web que había experimentado un caos, no diferente al de lo anterior. La mayoría de los proyectos tienden a retrasarse un 20-30% más que el horario y el equipo siempre debe trabajar para arreglar el trabajo que "no coincide con el informe".

Punto de inflexión: los ejecutivos de la agencia decidieron dejar de recibir nuevos empleos temporalmente. Y deje que todos en el equipo vengan a crear el cerebro para crear "la lista de verificación de incorporación de la B". Establecen cada paso de enviar un correo electrónico de bienvenida, solicitar información de marca, gestión de programas de gestión de proyectos, agenda para la reunión de inicio que requiere la "autoridad para decidir" a los clientes.

Resultados sorprendentes: después de usar esta lista de verificación con todos los clientes nuevos, los resultados que ocurrieron en los próximos 6 meses son:

• El proyecto se termina a tiempo o antes del 90%.
• Reducir el número de trabajos externos, más del 70%
• Menos equipo de trabajo, pero obtenga más trabajo de calidad
• El índice de satisfacción del cliente (puntaje CSAT) aumentando y lo más importante, ¡han recibido "clientes de la referencia" (clima Reeferl) aumentado en 3 veces!

Esta es una prueba de que la inversión del tiempo en la creación de un buen proceso al principio. Ahorrará tiempo, reducirá los costos y creará un enorme crecimiento comercial a largo plazo

Ilustración inmediata: imágenes antes. Compare el lado. El primer lado es una imagen de un equipo estresante y cansado. Después del mismo equipo, el mismo equipo está sonriendo y coopera con los clientes felizmente. Con un gráfico que muestra mejores resultados

¡Se puede usar de inmediato! La lista de verificación de incorporación del cliente completo para su agencia.

Listo para hacer cambios, ¿verdad? Puede copiar inmediatamente esta lista de verificación para adaptarse a su agencia. Intente ajustar los detalles para que coincida con su tipo de servicio y estilo.

Fase 1: Inmediatamente después de la firma (dentro de 1-2 días hábiles)

✅ Envíe un correo electrónico para agradecerles y dar la bienvenida oficial a los clientes.

✅ Envíe un contrato y factura completos (si corresponde)

✅ Enviar paquete de bienvenida (puede ser un archivo PDF o una hermosa página web), que consiste en:

- Recomienda al equipo principal que cuide el proyecto con imágenes y posiciones

- Resumen del proceso de trabajo (línea de tiempo del proyecto)

- Canales de comunicación principales (como Slack, Trello, Asana) y horas de trabajo

✅ Envíe un cuestionario/formulario para recopilar datos básicos (Cliente Questionnaiire), como la guía de marca necesaria, los inicios de sesión, el objetivo del proyecto.

Fase 2: La primera semana (el inicio)

✅ Establezca el proyecto en el sistema de gestión de proyectos e invite al equipo secundario del cliente a participar.

✅ Verifique la información recibida de los clientes. Si hay alguna parte que no esté clara, pregunte más.

✅ Haga una cita y envíe una agenda para la reunión de la reunión de inicio (enfatizando que debe haber autoridad para decidir)

✅ Organice la reunión de inicio para:

- Oficialmente conocido

- Revise los objetivos, el alcance y la línea de tiempo nuevamente.

- Defina el papel y la responsabilidad de cada parte

- Abra la oportunidad de preguntar: responder a todas las preguntas

✅ Envíe un resumen de la reunión (minuto de la reunión) a todos los involucrados dentro de las 24 horas.

Fase 3: Comenzar el proyecto y el trabajo continuo

✅ Comience a trabajar según lo planeado en la primera fase

✅ Establezca un informe regular de progreso (como el informe semanal por correo electrónico)

✅ Confirme los procedimientos y el marco para la aprobación de retroalimentación / trabajo

✅ Verifique periódicamente el pedido con los clientes para asegurarse de que todo esté en la misma dirección.

Ilustración inmediata: una imagen grande de la lista de verificación que se ve limpia y profesional. Hay un canal para marcar correctamente. Trabajo sistemático y completo demostrado

Preguntas que las personas tienden a preguntarse (preguntas frecuentes) sobre el cliente a bordo

He compilado una pregunta que la agencia a menudo se preguntaba sobre este proceso. Con respuestas claras y en realidad se puede usar

P1: ¿Cuánto tiempo debe llevar el proceso de incorporación?

R: En general, debe completarse dentro de las primeras 1-2 semanas después de firmar el contrato. La clave es completar y efectivo. No solo la velocidad de velocidad para cruzar pasos importantes puede causar problemas a largo plazo.

P2: Si los clientes no cooperan realmente en la transmisión de datos, ¿qué debo hacer?

R: ¡Esta es una señal importante que debe administrarse temprano! Debe especificar claramente en el contrato o acuerdo que la demora en el envío de datos del lado del cliente, ¿cómo afectará la línea de tiempo del proyecto en su conjunto? Y se comunica constantemente para seguir la información cortés y profesionalmente

P3: ¿Existe una persona responsable de la incorporación del cliente?

R: Para las agencias pequeñas, el gerente de proyectos o el ejecutivo de cuentas pueden ser responsables de este proceso. Pero lo importante es tener una lista de verificación clara para que no importa quién obtenga el mismo estándar que para las grandes agencias, puede haber una posición especializada específica de incorporación para crear la mejor experiencia para los clientes.

P4: ¿Qué herramientas hay para ayudar en el proceso de incorporación?

A: ¡Hay muchas buenas herramientas! Tales como Asana, Trelllo o Monday.com para la gestión de proyectos, Slack for Communication, Google Drive o Dropbox para compartir archivos y formularios de typeform o Google para crear cuestionarios de clientes.

Ilustración rápida: el gran icono de signo de interrogación rodeado por íconos de varias herramientas como Asana, Slack, Google Drive para comunicar la solución y las herramientas que pueden ayudar.

Resumen: cambie a bordo a una poderosa herramienta de éxito para las agencias.

Ya hemos visto que la incorporación del cliente no es solo un documento aburrido, sino que una "estrategia" es importante para construir una base de proyectos sólidos. Es el primer botón -Button. Es crear impresiones y confianza y prevenir muchos problemas que puedan ocurrir en el futuro

Tener una lista de verificación clara ayudará a su equipo a trabajar sistemáticamente. Reduzca la comunicación efectiva de los errores y lo más importante es ofrecer trabajos de calidad hasta que los clientes estén satisfechos y quieran regresar para usar el servicio repetidamente, esto es lo que se separa entre la "agencia ordinaria" y la "agencia que es un socio en el que los clientes confían"

¡No espere a que su próximo proyecto se encuentre con el caos nuevamente! Es hora de usar esta lista de verificación a bordo del cliente para aplicar y crear un nuevo estándar para su agencia. Empiece a hacerlo desde hoy. ¡Para el éxito sostenible de usted y sus clientes!

Y cuando su a bordo es excelente, excelente entrega es el siguiente paso. Si está buscando un socio que se especialice en crear un sitio web que satisfaga las necesidades comerciales con tecnología moderna, mire el diseño y el desarrollo de nuestro sitio web con nuestro flujo web . Estamos listos para ayudar a cambiar su visión para que se haga realidad con un proceso de trabajo profesional también.

Ilustración inmediata: las imágenes de la agencia, la agencia y los clientes se están dando la mano feliz. Con un telón de fondo de gráficos de negocios que están en aumento transmiten un buen éxito y socio.

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