Cómo comunicarse con los clientes (comunicación del cliente) proporciona proyectos sin problemas.

El verdadero problema en la vida: el proyecto es bueno, pero ¿por qué el equipo y los clientes apenas hablan bien?

Agencia, independiente o cada equipo web ... ¿Alguna vez ha encontrado una situación como esta? El proyecto que realizó "El diseño es muy hermoso". "Funciones completas". Los clientes están contentos con el trabajo. ¡Pero cuando mira hacia atrás, "proceso de trabajo" y casi quiere sostener las templos! La comunicación está llena de malentendidos, el alcance de los trabajos aumentados, los clientes llaman a una línea privada a las 10 p.m., el equipo ha sido diseñado 10 rondas debido a la retroalimentación vaga ... Finalmente, el proyecto termina como "no mirarnos", aunque el trabajo salió bien

Si está asintiendo ... no encuentra este problema solo. Este es un "punto ciego" que destruye innumerables relaciones y eficiencia. Es una pesadilla que está oculta detrás de un hermoso sitio web. Y es el personaje que hace que el equipo sea bueno debe quedarse sin fuego, este problema no es causado por malos hábitos. Pero fue causado por "sin sistemas de comunicación" es lo suficientemente bueno.

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Solicitud de ilustraciones: la imagen muestra el caos de la comunicación en el proyecto. Hay flechas que apuntan a las viñetas entre el ícono, el mensajero, el correo electrónico, el teléfono y los trabajadores que están sentados frente al templo. El tono de color se ve serio.

¿Por qué ocurre ese problema: cuando la "línea" se ha convertido en un estándar?

¿Por qué la comunicación en el proyecto es tan caótica? Aunque tenemos todas las herramientas de comunicación, la respuesta es dolorosa, pero es cierto ... porque dejamos que la "conveniencia específica" destruya el "proceso de trabajo sistemático" hasta el final de la razón principal que siempre he encontrado:

1. No hay "centro centralizado": un proyecto para hablar demasiadas maneras, incluidos correos electrónicos, grupo de línea, teléfono, comentarios de Google Docs. Suficiente para encontrar información importante o confirmar la decisión. Nadie sabe dónde está la conclusión final.

2. Establecimiento de expectativas Falló: no hay acuerdo desde el principio que "¿Cómo nos comunicamos?" Por ejemplo, se actualizará todos los viernes, ¿cuántas horas se actualizarán, qué canales para urgente, qué canales para los comentarios hacen que los clientes esperen ser respondidos inmediatamente las 24 horas del día, los 7 días de la semana?

3. Temeroso de decir "no puedo hacer" o "tener que pedir más información": muchas veces, el equipo es considerado con los clientes. O temer que no parezca promoción en absoluto. Obtenga una vaga retroalimentación como "quiero ver más moderna que esto" de inmediato sin preguntar con claridad al final, tuvo que regresar y arreglar sin cesar.

4. Actualizaciones proactivas (actualizaciones proactivas): en lugar de esperar a que los clientes solicitemos que desaparezcamos durante una semana para "emboscar el trabajo", lo que hace que los clientes se preocupen. No estoy seguro de dónde ha progresado el proyecto. Y causando desconfianza

Comenzar el proyecto sin un buen plan como viajar sin un mapa, la importancia de la fase de descubrimiento en el sitio web es el corazón que ayudará a prevenir estos problemas temprano.

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Solicitud de ilustraciones: las imágenes infográficas simples muestran "nubes de confusión" con ícono de línea, correo electrónico, teléfono mezclado y tienen una flecha que apunta a "retrasar", "alcance escalado", "estrés"

Si se deja, ¿cómo afectará: de solo "molesto" al "desastre empresarial"

Muchas personas pueden pensar que los problemas de comunicación son simplemente "quisquillosos" que se soportan. El proyecto terminará. Pero en realidad su impacto es mucho más grave que eso. Si permite que el fracaso se convierta en una cultura corporativa, morderá su negocio lentamente hasta que sea aterrador:

• Perdidos clientes y oportunidades futuras: clientes que experimentan malas experiencias, independientemente de cuán bueno sea el trabajo, no volverá a usar su servicio nuevamente. Y lo importante es que definitivamente no te recomendará a nadie.
• El beneficio disminuye. Mayor costo: cada vez para desmantelar el trabajo, arreglar más allá del alcance (arrastre de alcance) o pasar tiempo con reuniones innecesarias, eso es "costo", tanto tiempo como dinero que la agencia tiene que soportar. Hacer que la ganancia del proyecto disminuya o tal vez la pérdida
• Burnout del equipo: Nada puede destruir al equipo igual a trabajar en un entorno confuso y completo. Habiendo respondido la hora o desmantelando repetidamente el trabajo, haciendo que su gente talentosa quiera decir adiós
• Rompe la reputación de la marca: en una época importante, la boca de la boca que "esta agencia es difícil de trabajar". Puede extenderse rápidamente y destruir la credibilidad que creó.

Finalmente, afectará la decisión del cliente en el futuro de que debe elegirse trabajar con la agencia de flujo web o independiente con un proceso de trabajo más claro.

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Solicitud de ilustraciones: imágenes de gráficos de línea que muestran "ganancias" y "satisfacción del cliente" con íconos que se están adiós. Y el icono de dinero que volaba junto a

¿Hay alguna solución? Y dónde debe comenzar: 5 pilares de comunicación en "trabajo real"

¡La buena noticia es que este problema se puede resolver! Y no necesita usar ninguna herramienta mágica, simplemente cambie para usar el "sistema" claramente y seguir la disciplina. Aquí hay 5 pilares que usan las agencias de clase mundial para comunicarse con los clientes. Y puedes comenzar de inmediato:

1. Comience con una poderosa reunión de inicio: antes del trabajo real para celebrar una reunión para abrir el Proyecto 1 para "establecer reglas" para decir claramente quién es el contacto principal de cada parte, el objetivo del proyecto, qué forma actualización y cuánta frecuencia y el proceso de solicitud de retroalimentación.

2. Build "Project Hub" (Project Hub): ¡Cancele viñetas! Elija usar la herramienta de gestión de proyectos. Solo "One Place" es el centro como Asana, Trello o clic para asignar, hacer un seguimiento y mantener todos los comentarios en un solo lugar. Fácil de buscar y referencia

3. Establezca la "cadencia de comunicación": cree comodidad para los clientes con actualizaciones consistentes, como enviar un informe de progreso semanal todos los viernes o tiene una breve charla durante 15 minutos todos los lunes. Para que los clientes sientan que el proyecto siempre avanza y siempre está involucrado una gran información de Asana recomienda las mejores pautas en este asunto.

4. Diseño de proceso de "retroalimentación efectiva": haga que los comentarios sean fáciles y claros para los clientes. Puede usar herramientas de retroalimentación visual como Loom (grabación de video y habla) o markup.io (comentarios reales en la web) para reducir la ambigüedad. Y especifique claramente la ronda Editar, como "Recopile todos los comentarios para este miércoles".

5. "Escribe todo" (documente todo): cada decisión importante que ocurre en la reunión o la conversación. Debe resumirse y enviar por escrito (como las actas de las reuniones) para confirmar la misma comprensión que esto se convertirá en una buena "evidencia" que ayude a prevenir problemas. "Hablar y no tan de acuerdo" es excelente ya que TeamWork.com enfatiza la importancia de crear una ruta de comunicación clara.

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PROPIDO PARA ILUSTRACIONES: Hermosos espectáculos de infografía, que muestran 5 pilares, con cada icono: 1. Kick-off), 2. Panel de control (Project Hub) Icon, 3. 4. Comentario de ícono (comentarios), 5 Icuntation

Ejemplos de lo real que solía lograrse: cuando la "claridad" cambia el proyecto que está cerca para volver.

Para ser más claro, me gustaría recaudar la historia de una de las "agencias creativas" que han recibido un gran proyecto de sitio web de comercio electrónico. Casi hicieron que los proyectos cayeran miserablemente debido a la comunicación pura.

La situación antes del caos: al principio, el equipo usó el grupo de línea para comunicarse con los comentarios que los clientes fueron enviados en tiempo real de 3-4 personas que toman decisiones en la empresa de clientes. En el que cada persona da la opinión que no coincide con el equipo de diseñador tiene que arreglar la página de inicio más de 8 veces porque ha recibido los comentarios de que "todavía no le gusta" en el proyecto se retrasó durante 1 mes y el equipo comenzó a desanimarse.

El punto de inflexión: el gerente del proyecto decidió "detener" todo el caos. Llamó a una reunión urgente con los clientes y presentó. "Nuevo sistema de comunicación" solicitando a los clientes que designen "la única decisión principal" que toma de la decisión "que recopilará todos los comentarios y moverá todas las comunicaciones sobre Asana y programará la ronda de entrega y solicitará un comentario claro cada semana.

El resultado: ¡después de usar el nuevo sistema, todo cambió como un proyecto! Comentarios que solían ser más sistemáticos y claros que el equipo sabe a quién escuchar y qué arreglar. Pueden entregar el trabajo de acuerdo con el plan. Y proyectos que se han retrasado. Completado "1 semana prematuro". Lo más importante es que los clientes están muy impresionados con la profesionalidad que deciden contratar un proyecto continuo a largo plazo. Este es el poder de la comunicación que ha cambiado de "desastre" a ser una "oportunidad de oro".

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Solicitud para ilustraciones: imagen de lado a lado y lateral. La izquierda es un proyecto caótico (el caos) con una choza. El lado derecho es el proyecto de resultado (el resultado) es una línea recta clara que conduce al trofeo y al éxito. Con los clientes y el equipo se da la mano con una sonrisa

Si quieres seguir, ¿qué hacer? (Se puede usar de inmediato): la lista de verificación se comunica con un cliente profesional.

Lea aquí que probablemente desee adaptarse a su proyecto, ¿verdad? ¡No tienes que esperar! Intente usar esta lista de verificación para ajustar su proceso de inmediato:

1. Cree una plantilla "Agenda de reunión de inicio": lista de temas que deben discutirse (objetivo, alcance, equipo, herramientas, comunicación) y use esta plantilla con todos los proyectos nuevos.
2. Elija la "herramienta de gestión de proyectos" correcta. Ya sea asana, Trelllo o clic para elegir, y anunciado como el canal de comunicación principal del proyecto "Today".
3. Establezca el "evento recurrente" en el calendario: cree una cita para "Actualización semanal" con los clientes de inmediato. Hacer que se convierta en una rutina indispensable
4. Reglas simples de "comentarios": comunicarse claramente con los clientes, como "aceptaremos 2 comentarios principales. La primera ronda después de enviar el primer borrador y la segunda ronda después de enviar el borrador final"
5. Cree una "carpeta media" en la nube: configure Google Drive o Dropbox para el proyecto. Para almacenar archivos de trabajo, resumir la reunión y todos los documentos importantes que todos en el equipo y los clientes puedan acceder.

Estas modificaciones pueden sentirse atrapadas en la primera fase. Pero los resultados a largo plazo son enormes y es una base importante para contratar desarrolladores de flujo web de calidad porque las personas talentosas tienden a buscar procesos de trabajo profesionales.

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Solicitud de ilustraciones: hermosas imágenes de la lista de verificación, estilo mínimo con cada composición que es fácil de entender que el lector puede tomar una foto de la pantalla para ver de inmediato.

Preguntas que las personas tienden a preguntarse y las respuestas que se limpian

Recojo preguntas populares sobre la comunicación con los clientes. Con respuestas claras y en realidad se puede usar

Pregunta: ¿Qué hacer si el cliente es terco? De todos modos, ¿hablará de línea como antes?
Respuesta: Comience explicando los "beneficios" que los clientes recibirán del uso de Project Hub, como "Los clientes podrán ver el progreso de cada trabajo en un solo lugar. No tenga miedo de los datos bajados". Pero si el cliente aún confirma que puede usar métodos de compromiso, a saber, utilizando el grupo de línea para "notificación de urgencia" solo, pero todas las decisiones y la retroalimentación deben hacerse a través del sistema central que hemos acordado solo acordado.

Pregunta: ¿Con qué frecuencia actualizar el trabajo para que los clientes se llamen "Fit"?
Respuesta: No hay fórmula fija, pero "al menos una vez a la semana" es el mejor estándar. Lo importante es "acordado de antemano" en la reunión de inicio. Algunos proyectos complejos pueden necesitar un stand-up diario corto, mientras que el pequeño proyecto puede ser suficiente informe semanal.

Pregunta: ¿Se ocupará de una vaga retroalimentación "quiere ser wow" o "cómo hacer que se vea mejor"?
Respuesta: ¡No lo hagas! Cambie en un "detective" y haga preguntas, como "wow" en el corazón de sus clientes. ¿Puede dar un ejemplo de un sitio web que le guste? "O" ¿Qué punto en el diseño actual que se siente faltando ? "

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Solicitud de ilustraciones: imágenes de preguntas y respuestas, con preguntas, preguntas y bombillas de comprensión. Combinado con la cara que se ve más relajada y segura después de recibir la respuesta

Resumen para ser fácil de entender: la comunicación no es una habilidad suave, sino "el proyecto del proyecto"

En este punto, espero que todos vean la misma imagen que "comunicación con los clientes" no es una cuestión de talento o talento personal, pero es un "proceso comercial" que puede diseñar, practicar y mejorar.

La inversión se ha extendido para crear excelentes sistemas de comunicación desde el primer día. Es la inversión que proporciona el mayor rendimiento, ayuda a reducir los riesgos, ahorrar costos, mantener el equipo de calidad. Y lo más importante, convierte a los "clientes" en un "socio" que está listo para crecer y decirle éxito con usted.

No permita que la comunicación de fracaso sea el logro de su agencia. Es hora de cambiar del caos al profesionalismo. ¡Verdadero!

Si está buscando un socio que comprenda el proceso de trabajo sistemático y se especialice en la creación de sitios web que cumplan con el negocio de Vision X Brain, listo para dar consejos y un desarrollo de sitios web de diseño con flujo web que hará que todos sus proyectos sean suaves y exitosos.

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Solicitud para ilustraciones: la última imagen de la última imagen muestra imágenes del equipo y los clientes en confianza. Con el telón de fondo de un gráfico que se eleva con un hermoso sitio web en la pantalla, es una imagen que transmitió el éxito y el buen socio.

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